ERP là cái quái gì và triển khai có dễ không?

Thuật ngữ “ERP” đã và đang thâm nhập vào đời sống doanh nghiệp (DN) ngày càng sâu rộng, nhưng vẫn còn rất nhiều người hiểu mơ hồ về nó. Dưới đây là một số khái niệm và giải đáp những băn khoăn mà những người làm kinh doanh thường đặt ra.
ERP là gì?
DN có thể đã xem thuyết trình một số giải pháp ERP trong và ngoài nước, nhưng phần lớn thời gian ít ỏi này được công ty phần mềm sử dụng để giới thiệu về những “thế mạnh” của giải pháp mà họ sẽ cung cấp. DN thậm chí còn chưa hiểu được đúng “thế nào là ERP” nên phần lớn không hiểu được hết những gì mà nhà cung cấp muốn thuyết trình. Vậy ERP là gì? Tại sao ERP lại có ý nghĩa đối với DN tới mức phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua ERP? Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây tôi sẽ nêu ra theo cách đơn giản nhất để bạn có thể hình dung về ERP.ERP có gì khác nhiều phần mềm quản lý rời rạc?
Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình.Tại sao giá cả các hệ thống phần mềm ERP cao?
Đối với các công ty phần mềm, việc xây dựng hệ thống ERP khó hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ. Giá trị lớn nhất và cũng là điều khó thực hiện nhất đối với công ty phần mềm là xây dựng được tính tích hợp trên phần mềm. ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng, ban và nhân viên trong DN. Cơ sở dữ liệu của ERP sẽ rất lớn và từ đó đặt ra thêm nhiều khó khăn cho các công ty phần mềm (để giải quyết vấn đề lưu trữ và xử lý tốc độ hoạt động của chương trình). Một điểm khó nữa là để xây dựng được phần mềm ERP, các công ty phần mềm không chỉ cần các kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực tin học mà còn cần am hiểu về hoạt động của DN trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Thêm nữa, một phần mềm ERP tốt cũng chỉ quyết định chưa đến 50% sự thành công của dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan của từng DN (như nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo DN, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên...) quyết định tới trên 50% sự thành bại của dự án. ERP là hệ thống phần mềm có phạm vi quản lý rộng trên toàn DN, do đó thời gian triển khai dự án có thể kéo rất dài (thường là từ 6 tháng đến vài năm). Tất cả những yếu tố trên đây đẩy chi phí của công ty phần mềm lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho DN. Do đó giá cả của các hệ thống ERP cao hơn nhiều so với việc trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ cộng lại.Băn khoăn của doanh nghiệp
Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các DN trước ngưỡng cửa “tin học hoá quản lý DN”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi DN chưa hiểu được bản chất của hệ thống, cũng như sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì chưa thể quyết định được về việc triển khai. Rất nhiều DN chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa DN nay mai”, hoặc trước trào lưu hội nhập và gia nhập WTO, DN rất sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua phần mềm ERP càng nhanh càng tốt!”. Nhưng ERP thực sự là một hệ thống rất phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các DN Việt hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, DN có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP. Một điều nữa làm cho các DN rất băn khoăn là hiện nay ở Việt Nam chưa có nhiều DN triển khai thành công ERP để các DN khác lấy làm “gương” và “noi theo”. Họ chỉ nghe rằng ERP là cái gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai thất bại hơn là thành công. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, DN Việt nào quyết định tiến hành triển khai ERP sẽ là DN thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm”. Điều này cũng đã xảy ra với phần mềm kế toán trước đây. Và các DN đi tiên phong trong việc áp dụng phần mềm kế toán đều là các DN thành công. Tất cả mọi thứ đều có giá của nó!N.V.Khương