• Trang web này sử dụng cookie để giúp cá nhân hóa nội dung, điều chỉnh trải nghiệm của bạn và để giữ cho bạn đăng nhập nếu bạn đăng ký.
    Bằng cách tiếp tục sử dụng trang web này, bạn đồng ý với việc sử dụng cookie của chúng tôi. Tìm hiểu thêm.

Tổng quan về 10 bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện

#1
Những sự kiện đáng nhớ không thể tự dưng xảy ra. Việc lên kế hoạch và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện đều cần nỗ lực trong một khoảng thời gian nhất định. Cho dù đó là một hội nghị, hội thảo hay một ngày tri ân khách hàng, và dù bạn có ba tuần để lên kế hoạch hoặc cả năm, sự thành công phụ thuộc vào chính các chi tiết nhỏ của sự kiện.
Sự kiện là gì?
Sự kiện là một hoạt động có số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm và thời gian nhất định với mục đích quảng bá, tuyên truyền, truyền đạt một thông điệp cụ thể đối với những người tham gia. Hoạt động sự kiện được tổ chức và diễn ra trong rất nhiều lĩnh vực như văn hoá, chính trị, kinh tế, xã hội...
Chúng ta có thể thấy rất nhiều sự kiện trong các lĩnh vực đời sống như:
  • Thể thao: SEA Games, ASIAD, World Cup và AFF Cup
  • Thời trang: Tuần lễ Thời trang Quốc tế Việt Nam - Aquafina Vietnam International Fashion Week
[caption id="attachment_134722" align="aligncenter" width="650"] Sự kiện văn hoá du lịch Mekong[/caption]Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là quá trình lên ý tưởng sự kiện cùng với đó là thực hiện các công việc chuẩn bị, hậu cần và tiến hành giám sát sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể.
Vai trò của sự kiện
  • Một sự kiện thành công đóng vai trò rất quan trọng trong việc tiếp thị, quảng bá hình ảnh thương hiệu, tạo ấn tượng và thu hút khách hàng.
  • Việc tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của mình đến gần hơn với khách hàng
  • Tổ chức sự kiện còn giúp mở rộng tệp khách hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Quy trình tổ chức sự kiện
Dưới đây là 10 bước bạn cần thực hiện trước khi tổ chức sự kiện. Tuy đây là 10 bước tổng quát bạn cần phải thực hiện khi lên kế hoạch xây dựng quy trình tổ chức sự kiện cơ bản. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn cần làm, ngân sách, người tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các chi tiết sao cho phù hợp.

Quy trình tổ chức sự kiện mẫu thường dùng trong mọi sự kiện (Ảnh: Local Business Marketing from Johnston Press)
Thiết lập mục tiêu của sự kiện
Bước đầu tiên là thiết lập mục tiêu hữu hình, cụ thể (ví dụ: Tại sao bạn tổ chức sự kiện này và bạn mong muốn đạt được điều gì sau sự kiện?)
Thành lập đội ngũ và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện
Bất kỳ sự kiện nào cũng đòi hỏi nỗ lực của nhóm phối hợp để xử lý tất cả các chi tiết trong sự kiện. Xem xét việc xác định một người quản lý sự kiện chính (Event Manager) để điều hành việc:
  • Quản lý địa điểm
  • Diễn giả
  • Các tiết mục giải trí
  • Quảng cáo
  • Nhà tài trợ
  • Quản lý tình nguyện viên

Xây dựng đội ngũ là việc đầu tiên trước khi xây dựng quy trình tổ chức sự kiện (Ảnh: Television Academy)
Lên lịch về thời gian
Việc lên ngày cụ thể có thể được set up trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:
  • Cho mình đủ thời gian. Lý tưởng nhất, bạn nên có 4-6 tháng để lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
  • Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
  • Tránh các khoảng thời gian nghỉ học (ví dụ: kỳ nghỉ đông, xuân và hè)
  • Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính - ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.
Quảng cáo sự kiện
Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề kịp thời và hấp dẫn để có thể cạnh tranh với đối thủ. Điều này có nghĩa rằng bạn cần phải chọn một chủ đề thu hút được và cần có 1 cái tên thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một chú ý quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.
  • Brainstorm về tên sự kiện: Khi bạn đang suy nghĩ về tên sự kiện, hãy suy nghĩ về: sự kiện của bạn khác với sự kiện khác trong cùng lĩnh vực như thế nào? Bạn đang hy vọng gì để truyền đạt thông qua sự kiện này?
  • Tạo một Tagline (khẩu hiệu): Khi bạn đã tìm ra một cái tên, hãy cố gắng tạo khẩu hiệu - một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện.
  • Thiết kế Logo: Bước cuối cùng sẽ có logo để biểu trưng được sự kiện của bạn. Logo có thể là công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả - cung cấp nhận thức ngay lập tức cho sự kiện của bạn trong tất cả các mục quảng cáo và vật dụng quảng cáo (ví dụ: Áo phông, chai nước, túi xách, v.v.)
 

Thống kê diễn đàn

Chủ đề
125,213
Bài viết
146,958
Thành viên
175,738
Thành viên mới nhất
kqwc2022

Quảng cáo

Hosting tốt nhất dành cho Wordpress